Die modernen Textverarbeitungsprogramme ermöglichen es den Autoren, saubere Daten abzuliefern, die leicht in das Satzprogramm übernommen werden können. Viele Manuskriptfehler können durch Programmfunktionen automatisch behoben werden. Das entbindet natürlich nicht von der Notwendigkeit, vor der Abgabe ein intensives Korrektorat durchzuführen.
Der Autor soll sein Manuskript in Form einer offenen Textdatei (MS-Office, Open-office) einreichen und hierbei verknüpfte Grafikobjekte, Diagramme o. ä. zusätzlich als separate Dateien beifügen. Ein Papierausdruck oder mindesens eine PDF-Datei ist ebenfalls beizugeben, damit es zu möglichst wenigen Missverständnissen kommt.
Die Textdatei, die das gesamte Manuskript enthält und weiter bearbeitet wird, sollte so beschaffen sein, dass sie sich gut in das Satzprogramm importieren lässt. Hierbei gilt die Faustregel, dass der Text so wenig wie möglich formatiert und gestaltet werden soll. Die Prinzipien sind die folgenden:
- Die Änderungsverfolgung und Korrekturmarken sind zu deaktivieren.
- Hervorhebungen sind zu deaktivieren, wenn Sie für den Umbruch keine Bedeutung haben.
- Die Silbentrennung ist abzustellen und auf manuellen Zeilenumbruch, gar durch Bindestriche, soll in jedem Fall verzichtet werden. Der Autor kann bei bestimmten Wortformen bedingte Trennstriche setzen, die in das Satzprogramm importiert werden.
- Der Autor soll sich nach den Regeln für den Maschinensatz, der z. B. im Duden enthalten ist, richten. Mit den typographischen Korrekturen soll er sich nicht befassen. Vielmehr soll er sich auf die Orthographie konzentrieren und bei der Korrektur seines Manuskriptes die Möglichkeiten moderner Textverarbeitungsprogramme nutzen.
Alle Bemühungen des Autors, sein Manuskript zu gestalten, bringen niemals Vorteile in Form einer Arbeitserleichterung, sondern verursachen stets überflüssigen Mehraufwand. In den meisten Aspekten der Buch- und Schriftgestaltung gibt es überhaupt keinen Ermessensspielraum, sondern feste Regeln. Der Autor sollte allenfalls deren Einhaltung überwachen.
