Die eingereichte Textdatei, z. B. im MS-Word-Format, soll so wenige Formatierungen wie möglich enthalten. Sie lässt sich am besten in das Satzprogramm importieren und weiter verarbeiten, wenn auf direkte Formatierungen gänzlich verzichtet wird. Dies ist in modernen Textverarbeitungsprogrammen sehr gut möglich, da alle Formatierungsinformationen in Vorlagen (Styles) abgelegt werden können. Diese Formatvorlagen sind auf das nötigste zu begrenzen.
Die ideale Textdatei ist in einem proprietären (»doc« oder »docx«) oder Austauschformat (»rtf«) abgespeichert und folgendermaßen eingestellt:
- Die Dokumenten- oder Seiteneinstellungen sollen sich auf DIN A4 im Hochformat beschränken. Für die Seitenränder sind Voreinstellungen des Programms geeignet (z. B. 2,5 cm).
- Das Absatzformat für den Normaltext ist die Standardvorlage, die automatisch angewendet wird, wenn aus einem Absatz alle Formatierungen gelöscht werden. In dieser Vorlage sind alle Abstände, Einzüge und sonstigen Einstellungen zu entfernen.
- Wenn ein Absatz abweichend formatiert werden soll, um ihn z. B. als Zitatblock herauszuheben, so ist von der direkten Formatierung abzusehen und stattdessen eine Absatzvorlage anzulegen, in der die Formate abgespeichert sind. Es sind möglichst sprechende Bezeichnungen zu wählen.
- Für Überschriften und für andere logische Blöcke des Dokumentes wie z. B. Anmerkungen sind die entsprechenden Vorlagen des Programmes zu verwenden.
- Bei der Formatierung von Zeichen in Kursive, Kapitälchen usw. kann ebenfalls auf die direkte Formatierung verzichtet werden, wenn Zeichenformat-Vorlagen verwendet werden. Bei der Schriftauszeichnung stellt die direkte Formatierung allerdings kein großes Problem dar, da sie schnell in Vorlagen umgewandelt werden kann.
- Wenn Verfassernamen oder Sachtitel hervorgehoben werden, ist ein Zeichenformat der direkten Formatierung vorzuziehen. Auch eigene Absatzformate können definiert werden. Es ist hier auf eine nachvollziehbare Benennung zu achten.
